Fast alle Menschen in Deutschland müssen irgendwann einmal Dokumente beglaubigen lassen. Es betrifft zum Beispiel Zeugnisse, Kopien des Personalausweises und Urkunden, bei denen eine originale Kopie oder Unterschrift amtlich oder öffentlich bescheinigt werden muss. Es gibt verschiedene Anlaufstellen, bei denen eine Beglaubigung erfolgen kann, sowie verschiedene Beglaubigungsarten. Mehr Informationen über Arten, Kosten und mehr erhalten Sie in diesem Ratgeber.
Bei einer Beglaubigung handelt es sich um die amtliche Bestätigung darüber, dass entweder eine Unterschrift von Ihnen persönlich stammt oder eine Kopie echt ist. Die Methode dient dazu, das Fälschen von Dokumenten zu verhindern oder zumindest zu erschweren, weshalb sie aus dem öffentlichen Leben nicht wegzudenken ist. Möchten Sie selbst Ihre Unterlagen beglaubigen lassen, müssen Sie sich an eine bestimmte Stelle wenden. Es gibt zudem eine amtliche und eine öffentliche Beglaubigung.
Wer zum Beispiel für eine Bewerbung auf eine freie Stelle ein Schulzeugnis beglaubigen lassen möchte, muss bei einer passenden Stelle das Original vorlegen. Die beglaubigende Person gleicht dieses nun mit der Kopie ab und bestätigt auf diesem Papier, dass sie mit dem Original-Dokument übereinstimmt. Die Kopie kann häufig schon vor dem Termin angefertigt und mitgebracht werden, was auch zu empfehlen ist. Es ist aber zum Teil gegen Aufpreis möglich, dies von der beglaubigenden Person durchführen zu lassen. Zum Beglaubigen einer Unterschrift wird in der Regel zusätzlich der Personalausweis hinzugezogen, der ebenfalls eine Unterschrift von Ihnen enthält. Alternativ geben Sie Ihre Unterschrift im Beisein der beglaubigenden Person ab.
Teilweise haben Sie die Möglichkeit, statt bei einer Stelle eine Beglaubigung einzuholen, das Original zusammen mit der abzugebenden Kopie vorzulegen. So kann der Empfänger die Echtheit selbst überprüfen. Im Anschluss nehmen Sie das Original wieder mit nach Hause. Eine Beglaubigung ist des Weiteren nicht immer nötig. Manche Arbeitgeber verzichten zum Beispiel auf beglaubigte Kopien der Schulzeugnisse. Dann können Sie normale Zeugniskopien abgeben. Um zu erfahren, ob das in Ihrem Fall so ist, sollten Sie sich bei dem vorgesehenen Empfänger informieren.
Eine Beglaubigung holen Sie sich in folgenden Fällen ein:
Kopie des Personalausweises
Abschrift des Schulzeugnisses
Kopie der Geburts- oder Sterbeurkunde
Auszüge aus dem Grundbuch
Änderung der Einträge im Grundbuch
bestimmte Vollmachten
Ausschlagung eines Erbes
Gründung eines Vereins
Anmeldung im Handelsregister
für bestimmte Zwecke im Ausland
Eine Beurkundung kommt unter anderem für einen Ehevertrag, einen Erbvertrag, eine Adoption und eine Anerkennung einer Vaterschaft zum Einsatz.
Nur Kopien vom Original dürfen beglaubigt werden
Ohne das originale Dokument, also zum Beispiel den Personalausweis oder die Geburtsurkunde, erhalten Sie in Deutschland keine Beglaubigung. Eine Kopie könnte immer gefälscht sein. Indem Sie das Original vorlegen, ist dies unwahrscheinlicher. Das Original selbst darf ebenfalls nicht verändert sein, wenn Sie es bei einem Beglaubigungstermin vorzeigen. Es dürfen keine Worte durchgestrichen oder auf andere Art unleserlich gemacht worden sein. Darüber hinaus muss das Original vollständig sein.
Unterschied zwischen der amtlichen und der öffentlichen Beglaubigung
Wer Dokumente beglaubigen lassen möchte, hat die Wahl zwischen der amtlichen und der öffentlichen Beglaubigung. Der wichtigste Unterschied liegt darin, wer die Beglaubigung ausführt. Bei der amtlichen Variante ist unter anderem das Bürgeramt zuständig, während Sie sich für eine öffentliche Beglaubigung an ein Notariat wenden müssen. Der Zweck entscheidet darüber, welche Variante Sie wählen.
Wer in Deutschland Dokumente beglaubigen darf
Nicht jeder darf in Deutschland ein Dokument beglaubigen. Doch wer dazu berechtigt ist, hängt vor allem von der Art des Dokuments ab. Ein einfaches Schulzeugnis dürfen Sie zum Beispiel von einer Schule oder Hochschule beglaubigen lassen. Es darf sich allerdings nicht um irgendeine Bildungseinrichtung handeln: Die beglaubigende Schule oder Universität muss auch das Original ausgestellt haben. Wenden Sie sich dazu also an das Sekretariat Ihrer ehemaligen Bildungseinrichtung.
Gibt es Ihre Schule nicht mehr oder ist sie zu weit entfernt, können Sie sich auch an das Bürgeramt in Ihrem Ort wenden. Teilweise ist dazu nicht einmal ein Termin nötig. Während der Öffnungszeiten stellen die Behörden Kopien von Dokumenten aus, die amtlich beglaubigt werden müssen. Dazu zählen unter anderem Zeugnisse.
Eine weitere Option für die Beglaubigung eines Schulzeugnisses ist ein Pfarrer. Sind Sie Mitglied einer christlichen Kirchengemeinde, egal ob katholisch oder evangelisch, wenden Sie sich an das zuständige Pfarramt. Die Beglaubigung wird aber nur dann erfolgen, wenn Sie Kirchenmitglied sind. Des Weiteren hilft man Ihnen oft im Rathaus und sogar bei den gesetzlichen Krankenkassen weiter, wenn es um eine Beglaubigung geht.
Notariate sind ebenfalls für Sie da, wenn Sie eine Dokument-Kopie beglaubigt haben möchten. Anders als beim Bürgeramt müssen Sie in jedem Fall einen Termin für die Beglaubigung vereinbaren. Ein weiterer Unterschied zwischen dem Notar und allen anderen Beglaubigungsstellen liegt darin, dass beglaubigte Kopien mit Siegel vom Notar auch bei Behörden eingereicht werden dürfen. Neben den Notariaten können auch deutsche Botschaften und Konsulate beglaubigen.
Der Ausnahmefall Hessen
Im Bundesland Hessen gibt es in jeder Gemeinde mindestens eine weitere Anlaufstelle, an die Sie sich wenden können, wenn Sie ein Dokument beglaubigen lassen möchten: die Ortsgerichte. Bei diesen Stellen erhalten Sie sogar eine öffentliche Beglaubigung. Die Option können Sie aber nur dann in Anspruch nehmen, wenn Ihr Haupt- oder Nebenwohnsitz in der jeweiligen Gemeinde liegt. Außerhalb von Hessen gibt es keine weiteren Ortsgerichte.
Kosten einer Beglaubigung: So viel Geld müssen Sie einplanen
Es ist zwar möglich, doch eine Beglaubigung erhalten Sie nur in den wenigsten Fällen kostenlos. Meist müssen Sie eine Gebühr einplanen, die jedoch nur selten teurer als ein paar Euro ist. Pro Dokument sollten Sie mit einer Gebühr zwischen fünf und zehn Euro rechnen. Jede zusätzliche Seite kostet extra, meist liegt der Preis hier zwischen 50 Cent und einem Euro. Hinzu kommen möglicherweise weitere Gebühren. Beim Notar kann es allerdings teurer werden: Zum Teil erheben Notariate Kosten bis in den hohen zweistelligen Bereich.
Möchten Sie bei einer Beglaubigung Geld sparen, sollten Sie – sofern das möglich ist – eine selbsterstellte Kopie mitbringen. Haben Sie nur das Original dabei, werden die Schule, der Notar oder das Bürgeramt vielleicht die Kopie anfertigen. Dadurch kommen weitere Kosten auf Sie zu. Sparen lässt sich speziell bei beglaubigten Schulzeugnissen auch, wenn Sie sich an ein Pfarramt (sofern Sie Kirchenmitglied sind), Ihre (Hoch-)Schule oder Ihre Krankenkasse wenden. Diese bieten oft besonders niedrige Beglaubigungsgebühren an.
Wie lasse ich eine Unterschrift beglaubigen?
Ist eine Unterschrift beglaubigt, bedeutet das, dass sie von Ihnen stammt. Solche beglaubigten Unterschriften sind unter anderem im Rahmen bestimmter Behördenanliegen erforderlich. Dabei wird nur die Unterschrift beglaubigt, nicht aber der Inhalt des Dokuments. Um den Service in Anspruch zu nehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Bringen Sie das zu unterschreibende Dokument, Ihren Personalausweis und Geld zum Zahlen der Gebühr mit.
Begeben Sie sich persönlich zur beglaubigenden Stelle und zahlen Sie die Gebühr.
Entweder unterschreiben Sie das Dokument nun im Beisein der beglaubigenden Person oder Sie lassen diese die Unterschriften auf Dokument und Ausweis miteinander vergleichen.
Das Dokument erhält anschließend einen Vermerk. Dieser belegt, dass es sich um Ihre Unterschrift handelt. Außerdem erhält es das Dienstsiegel und wird von der beglaubigenden Person unterschrieben.
Ohne Wartezeit sollten Sie für diesen Vorgang ungefähr 15 Minuten einplanen.
Manche Unterschriften können übrigens nicht beglaubigt werden. Ein leeres Papier, das nur von Ihnen unterschrieben wurde, ist zum Beispiel ausgeschlossen. Dasselbe gilt für fremdsprachige Dokumente und Verträge.
Wie lasse ich Kopien beglaubigen?
Der Ablauf zum Beglaubigen lassen einer Kopie verläuft ähnlich zu dem der Beglaubigung von einer Unterschrift. Der wichtigste Unterschied liegt darin, dass hier nicht nur die Unterschrift, sondern die Kopie des gesamten Dokuments beglaubigt wird. Auch in diesem Fall erhält das Dokument beim Beglaubigen einen Vermerk, ein Siegel und eine Unterschrift. Falls dieses Dokument mehrere Seiten lang ist, werden die einzelnen Seiten sogar miteinander verbunden. Dazu kommt eine spezielle Schnur zum Einsatz.
Unterschied zwischen einer Beurkundung und einer Unterschriftsbeglaubigung
Eine Beglaubigung darf nicht mit der Beurkundung gleichgesetzt werden, wobei es sich dabei um eine ganz ähnliche Dienstleistung handelt. Während der Fokus bei einer Beglaubigung ausschließlich auf der Übereinstimmung von Original und Kopie liegt und sie außerdem Ihre Unterschrift oder Ihr Handzeichens umfasst, schließt eine Beurkundung auch Faktoren wie Ihren Willen oder die Prüfung des tieferen Inhalts des Dokuments mit ein.